Perguntas frequentes sobre notas fiscais eletrônicas#

Como funcionam a NF-e, a NFC-e, a NFS-e, a NFCom e os demais documentos fiscais eletrônicos, o que diz a legislação e como fica a transição para o IBS e a CBS da reforma tributária.

Conteúdo informativo, atualizado em 7 de outubro de 2026. Ele não substitui a orientação do seu contador ou advogado. A reforma tributária ainda recebe atos e notas técnicas novos com frequência: antes de decidir, confira o texto oficial nas fontes indicadas no fim desta página.

Conceitos básicos#

O que é uma nota fiscal eletrônica?#

É um documento fiscal que existe só em formato digital: um arquivo XML assinado com o certificado digital da empresa e autorizado pelo órgão competente (a Secretaria da Fazenda do estado, a prefeitura ou o ambiente nacional, conforme o tipo de nota). A validade jurídica vem dessa assinatura e da autorização. O papel ou o PDF que acompanham a mercadoria ou o serviço são apenas uma representação da nota.

Qual é a diferença entre o XML e o DANFE?#

O XML é a nota fiscal propriamente dita. O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), o DANFE NFC-e, o DANFSe (da NFS-e) e o DANFE-COM (da NFCom) são representações gráficas, impressas ou em PDF, que facilitam a leitura e trazem a chave de acesso e o QR Code para consulta. Se houver divergência, vale o XML autorizado.

O que é a chave de acesso?#

É o número de 44 posições que identifica cada documento fiscal eletrônico de padrão estadual no país. Ela reúne o código da UF, o ano e o mês de emissão, o CNPJ ou CPF do emitente, o modelo, a série, o número, a forma de emissão, um código numérico e, no fim, um dígito verificador calculado pelo módulo 11. Com a chave, qualquer pessoa consulta a nota no portal do órgão autorizador. A NFS-e de padrão nacional tem uma chave própria, montada a partir do município, do emitente e da DPS.

O que significam autorizada, rejeitada e denegada?#

• Autorizada: o órgão validou a nota e devolveu um protocolo. Só a partir daí ela tem valor fiscal.
• Rejeitada: o arquivo tem algum erro de leiaute ou de regra de negócio. Nada foi registrado; corrija e envie de novo, em geral com o mesmo número.
• Denegada: a nota foi registrada, mas o uso foi negado por irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário. O número fica consumido e aquela nota não acoberta a operação.

Posso cancelar ou corrigir uma nota já autorizada?#

Sim, dentro das regras de cada documento:

• Cancelamento: é um evento enviado ao órgão dentro de um prazo contado da autorização, desde que a operação não tenha se concretizado (por exemplo, a mercadoria não saiu). O prazo varia por documento e por estado ou município.
• Carta de Correção Eletrônica (CC-e): existe na NF-e e no CT-e para corrigir erros que não alteram valores, impostos, dados cadastrais que mudem o remetente ou o destinatário, nem a data de emissão ou de saída.
• NFS-e de padrão nacional: a correção é feita por substituição da nota; o cancelamento segue as regras do município.
• Inutilização: comunica que uma faixa de números foi pulada e não será usada, para não deixar lacunas na numeração.

Por quanto tempo preciso guardar as notas?#

Emitente e destinatário devem guardar o XML autorizado. A referência é o prazo de cinco anos de decadência e prescrição do Código Tributário Nacional, contado conforme as regras do próprio CTN. Na prática, recomenda-se guardar por pelo menos cinco anos completos após o ano da emissão. Alguns tributos, regimes ou disputas em andamento podem exigir mais tempo; confirme com seu contador.

Preciso de certificado digital para emitir?#

Em regra, sim. A NF-e, a NFC-e, a NFCom, o CT-e e os demais documentos de padrão estadual são assinados com certificado digital ICP-Brasil, geralmente do tipo A1 (arquivo instalado no sistema emissor, válido por um ano) ou A3 (cartão ou token). Na NFS-e, o emissor nacional na web aceita acesso com conta gov.br em alguns casos, como o do MEI. Para emitir por API, usa-se o certificado A1.

O que é ambiente de homologação?#

É o ambiente de testes dos órgãos autorizadores. Uma nota emitida em homologação segue o mesmo leiaute e as mesmas validações, mas não tem valor fiscal. Use-o para testar o sistema antes de emitir em produção.

O que muda com o CNPJ alfanumérico?#

A Receita Federal passou a atribuir CNPJ com letras e números às novas inscrições a partir de julho de 2026 (Instrução Normativa RFB nº 2.229/2024). Os CNPJs já existentes continuam válidos e numéricos. Os sistemas emissores precisam aceitar letras nas 12 primeiras posições e calcular o dígito verificador pela nova regra, inclusive quando o CNPJ entra na chave de acesso.

Tipos de nota fiscal#

Quais são os principais documentos fiscais eletrônicos?#

Como funciona a NF-e (modelo 55)?#

A NF-e foi instituída pelo Ajuste SINIEF nº 07/2005 e substituiu as notas em papel modelos 1 e 1-A. É usada nas operações com mercadorias sujeitas ao ICMS e ao IPI: vendas entre empresas, transferências entre filiais, devoluções, remessas para conserto, demonstração ou comodato, importação e exportação. O emitente gera o XML, assina, transmite à Sefaz e só depois da autorização a mercadoria pode circular, acompanhada do DANFE. O destinatário pode registrar eventos como ciência e confirmação da operação (manifestação do destinatário).

Como funciona a NFC-e (modelo 65)?#

A NFC-e, instituída pelo Ajuste SINIEF nº 19/2016, é a nota do varejo para o consumidor final. Ela substituiu o cupom fiscal emitido em impressora fiscal (ECF) na maior parte dos estados, e São Paulo vem substituindo o SAT por ela. O consumidor recebe um DANFE NFC-e simplificado, com QR Code para consulta, e pode recebê-lo por meio digital, sem papel. Ela não serve para operações entre empresas: nesse caso, emite-se NF-e.

Como funciona a NFS-e?#

A NFS-e documenta serviços sujeitos ao ISS, imposto municipal regulado pela Lei Complementar nº 116/2003. Por muitos anos, cada município teve o próprio sistema e o próprio leiaute. O padrão nacional unifica o leiaute (a nota nasce de uma Declaração de Prestação de Serviço, a DPS), oferece um emissor público na web e por API e reúne as notas num ambiente de dados nacional. O MEI emite obrigatoriamente pelo padrão nacional desde setembro de 2023. Pela Lei Complementar nº 214/2025 (art. 62), desde 1º de janeiro de 2026 os municípios devem permitir a emissão no ambiente nacional ou compartilhar as notas dos seus sistemas próprios com esse ambiente, no leiaute padronizado. É a base para a cobrança do IBS sobre serviços.

Como funciona a NFCom (modelo 62)?#

A NFCom foi instituída pelo Ajuste SINIEF nº 7/2022 para os serviços de comunicação e telecomunicação: internet, telefonia, TV por assinatura e serviços correlatos. Ela substitui a Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (modelo 21) e a Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação (modelo 22), que eram emitidas em papel ou por arquivo Convênio 115. Pelo Ajuste SINIEF nº 34/2024, passou a ser obrigatória a partir de 1º de novembro de 2025. Como as NF-e, é autorizada pela Sefaz, tem chave de acesso de 44 posições e um DANFE-COM, que pode ser a própria fatura enviada ao assinante.

Qual nota a minha empresa deve emitir?#

Depende da operação, não da empresa. Uma mesma empresa pode emitir vários tipos. Exemplos comuns:

• Loja que vende para outras empresas: NF-e. Se vender ao consumidor final no balcão: NFC-e.
• Prestador de serviço (consultoria, manutenção, desenvolvimento de software, hospedagem): NFS-e.
• Provedor de internet ou operadora: NFCom para a mensalidade do serviço de comunicação; NFS-e para serviços como instalação ou suporte técnico, quando tributados pelo ISS; NF-e para a remessa de equipamentos em comodato, se houver.
• Transportadora: CT-e para cada transporte e MDF-e para a viagem.

A classificação correta de cada item (ICMS ou ISS, código de serviço, CFOP) é uma decisão fiscal: confirme com seu contador.

Quais notas o OpenNota emite?#

O OpenNota emite NFCom (modelo 62), NFS-e de padrão nacional e NF-e (modelo 55) pelo mesmo endpoint de API. O tipo de nota vai num campo do pedido; o OpenNota valida os dados, assina com o certificado A1 da empresa, transmite ao órgão e guarda a nota para a segunda via. Os detalhes de cada campo estão na documentação da API.

Reforma tributária: a transição para o IBS e a CBS#

O que muda com a reforma tributária do consumo?#

A Emenda Constitucional nº 132/2023 e a Lei Complementar nº 214/2025 criaram um IVA dual, cobrado no destino e não cumulativo:

• CBS, a Contribuição sobre Bens e Serviços, federal, substitui o PIS e a Cofins;
• IBS, o Imposto sobre Bens e Serviços, de estados e municípios e administrado pelo Comitê Gestor do IBS (CGIBS), substitui o ICMS e o ISS;
• o IPI tem alíquota zerada, exceto para produtos que também são fabricados na Zona Franca de Manaus;
• o Imposto Seletivo passa a incidir sobre bens e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente.

Os regulamentos foram publicados em abril de 2026: o da CBS pelo Decreto nº 12.955/2026 e o do IBS pela Resolução CGIBS nº 6/2026, com uma parte comum aos dois tributos.

Qual é o cronograma da transição?#

As notas fiscais vão acabar ou mudar de formato?#

Não acabam. Os mesmos documentos (NF-e, NFC-e, NFS-e, NFCom, CT-e, NF3e e outros) continuam existindo e ganham novos campos. O principal é o grupo IBSCBS, em cada item da nota, com o CST e a classificação tributária (cClassTrib) do IBS e da CBS, a base de cálculo, as alíquotas da UF, do município e da União, os valores e, quando houver, redução de alíquota, diferimento, crédito presumido ou devolução de tributos. A nota também ganha totais próprios do IBS e da CBS. Na NF-e e na NFC-e, o leiaute vem da Nota Técnica 2025.002; os demais documentos têm notas técnicas próprias.

Durante a transição, a nota traz os dois sistemas ao mesmo tempo: ICMS, ISS, PIS e Cofins continuam sendo destacados enquanto existirem, ao lado do IBS e da CBS.

A partir de quando os campos do IBS e da CBS são obrigatórios?#

Pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, não havia penalidade pela falta dos campos até o primeiro dia do quarto mês após a publicação da parte comum dos regulamentos, o que levou a 1º de agosto de 2026. Em seguida, o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 escalonou a obrigatoriedade por documento:

Na NF-e e na NFC-e, a rejeição automática da nota sem o grupo IBSCBS ainda não está ativa em produção: a versão 1.51 da NT 2025.002, de agosto de 2026, adiou essa validação sem nova data, e a Receita Federal e o Comitê Gestor anunciaram que divulgarão o novo cronograma. A obrigação de preencher continua valendo. As datas ainda podem ser ajustadas por novos atos: confira a versão vigente antes de planejar.

Vou pagar IBS e CBS em 2026?#

Não, em regra. Em 2026, a apuração tem caráter informativo e o recolhimento fica dispensado para quem cumpre as obrigações acessórias, ou seja, para quem destaca o IBS e a CBS nos documentos fiscais. A Receita Federal e o Comitê Gestor também anunciaram uma fase inicial de orientação e de autorregularização antes da aplicação de multas.

Como fica a empresa do Simples Nacional?#

O Simples Nacional continua existindo. Para as empresas optantes, os campos do IBS e da CBS nos documentos fiscais passam a ser exigidos a partir de 1º de janeiro de 2027, pelo cronograma atual. A LC 214/2025 também permite que o optante escolha recolher o IBS e a CBS fora do Simples, pelo regime regular, o que permite ao cliente pessoa jurídica aproveitar crédito integral. A escolha tem efeitos no preço e na carga tributária e deve ser simulada com o contador.

O que é o split payment?#

É o recolhimento na liquidação financeira: no momento do pagamento por meios eletrônicos (cartão, Pix, boleto), a parte do IBS e da CBS é separada e enviada diretamente ao fisco, em vez de passar pelo caixa da empresa. A LC 214/2025 prevê esse mecanismo, que depende da informação correta nos documentos fiscais e será implantado de forma gradual.

O que a minha empresa deve fazer agora?#

1. Revisar o cadastro de produtos e serviços: NCM, NBS, código de serviço e a classificação tributária (CST e cClassTrib) do IBS e da CBS de cada item.
2. Confirmar com o contador o regime de cada operação: alíquota cheia, reduzida, isenção, diferimento ou regime específico.
3. Atualizar o sistema emissor para os leiautes novos e testar em homologação.
4. Começar a emitir com os campos do IBS e da CBS dentro dos prazos do Ato Conjunto nº 4/2026, mesmo sem rejeição automática.
5. Acompanhar as notas técnicas de cada documento: elas mudam com frequência durante a transição.

Como o OpenNota trata a reforma tributária?#

O OpenNota acompanha as notas técnicas de cada documento e atualiza o leiaute de emissão do lado dele, sem exigir mudança na integração além dos dados que só a sua empresa conhece, como a classificação tributária de cada item. A NFCom emitida pelo OpenNota já leva o grupo IBSCBS com as alíquotas de teste de 2026. Quando um campo novo do pedido passar a ser necessário, ele aparece na documentação da API e o /validar aponta o que falta antes de emitir.

Integração com assistentes de IA#

Dá para integrar o OpenNota usando um assistente de IA?#

Sim. O OpenNota tem um servidor MCP (Model Context Protocol) em https://api.opennota.com.br/v1/mcp. Conectado ao Claude Code, ao Cursor, ao VS Code ou a outro cliente MCP, o assistente consulta o manual da API, gera o cliente com a assinatura correta, monta pedidos de exemplo e explica códigos de erro, sem credencial. Com a credencial de sandbox, ele também valida, emite e consulta notas de teste. Como configurar: MCP do OpenNota.

A IA pode emitir nota em produção pelo MCP?#

Não por padrão. Com credencial de produção, emitir e cancelar ficam bloqueados no MCP. Para liberar, o cliente precisa enviar um header específico e cada chamada precisa da confirmação explícita de quem está usando. Consulta e validação funcionam sem essa trava.

Fontes oficiais#

• Emenda Constitucional nº 132/2023
• Lei Complementar nº 214/2025
• Lei Complementar nº 116/2003 (ISS)
• Reforma Tributária do Consumo na Receita Federal
• Portal Nacional da NF-e (notas técnicas da NF-e e da NFC-e)
• Portal da NFS-e de padrão nacional
• Portal da NFCom
• Ajustes SINIEF no Confaz